Bijna 21.000 Belgische bedrijven werden al ambtshalve geschrapt uit de Kruispuntbank van Ondernemingen. De reden? Ze vergaten hun UBO-register in orde te brengen. Dat lijkt misschien ver van je bed, maar de kans is reëel dat jouw vennootschap of vzw ook niet volledig in orde is. In deze gids leggen we uit wat het UBO-register precies is, wie wat moet doen, en welke gevolgen je riskeert als je de verplichtingen negeert.

Wat is het UBO-register?

UBO staat voor “Ultimate Beneficial Owner”, oftewel de uiteindelijk begunstigde. Dat is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap uitoefent over een vennootschap, vzw of andere juridische entiteit.

Sinds 2018 verplicht de Belgische wet elke vennootschap, vzw, stichting, trust of fiducie om die personen te registreren in het UBO-register. De FOD Financiën beheert dat register. Het doel is transparantie: de overheid wil weten wie er achter juridische constructies schuilgaat, als instrument in de strijd tegen witwassen en financiering van terrorisme.

Voor een eenvoudige structuur, denk aan twee vennoten die elk 50% bezitten, is het vrij rechtlijnig. Maar zodra er sprake is van holdingstructuren, gesplitste eigendom (vruchtgebruik en blote eigendom), of aandeelhoudersovereenkomsten, wordt het snel complexer.

Wie moet zich registreren?

De verplichting geldt voor:

• Vennootschappen (BV, NV, CommV, VOF en andere)
• Vzw’s en ivzw’s
• Stichtingen
• Trusts en fiducieën
• Andere juridische constructies gelijkaardig met trusts

Met andere woorden: elke Belgische rechtspersoon. Groot of klein, actief of slapend. Er is geen uitzondering voor eenmanszaken, want die zijn geen rechtspersoon. Maar heb je een vennootschap opgericht voor je zelfstandige activiteit? Dan geldt de verplichting wél.

Wie is een UBO?

Een UBO is elke natuurlijke persoon die:

• Rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 25% van de aandelen bezit, of
• meer dan 25% van de stemrechten controleert, of
• op een andere manier de zeggenschap uitoefent over de entiteit.

Bij groepsstructuren loop je door alle niveaus totdat je bij een natuurlijk persoon uitkomt. Een vennootschap als aandeelhouder telt niet als UBO, je moet doorkijken naar de mens achter die vennootschap.

Bijzonder geval: de “gegroepeerde” UBO. Dat is iemand wiens zeggenschap voortkomt uit coördinatie met anderen, bijvoorbeeld via een aandeelhoudersovereenkomst. Ook die persoon moet geregistreerd worden.

Wat moet je doen in de praktijk?

Bij oprichting

Zodra je een vennootschap of vzw opricht, heb je 30 dagen de tijd om de UBO’s te registreren. Dat doe je via het MyMinfin-portaal van de FOD Financiën. Je logt in met eID of itsme, vult de gegevens in en voegt ondersteunende documenten toe: aandelenregister, notulen van de algemene vergadering of een aandeelhoudersovereenkomst.

Is je entiteit al geregistreerd in het Staatsblad? Dan kan je je UBO-register koppelen aan die publicatie. Zo hoef je dezelfde informatie maar één keer in te voeren.

Bij wijzigingen

Verandert er iets zoals nieuwe aandeelhouder, overdracht van aandelen, wijziging in de zeggenschap,… dan heb je opnieuw 30 dagen om de aanpassing door te voeren in het register.

De jaarlijkse bevestiging: de valkuil voor velen

Dit is waar het vaak misgaat. Zelfs als er absoluut niets veranderd is in je aandeelhoudersstructuur, moet je elk jaar expliciet bevestigen dat de gegevens nog kloppen.

De termijn loopt 12 maanden vanaf je laatste bevestiging of wijziging. Bevestigde je voor het eerst op 10 mei 2024, dan was de deadline 10 mei 2025. Heb je die gemist, dan ben je nu al in overtreding.

De procedure is eenvoudig: inloggen op MyMinfin, de UBO-fiche openen, controleren of alles klopt en klikken op “Jaarlijkse bevestiging”. Dat duurt letterlijk vijf minuten. Maar die vijf minuten vergeten heeft soms zware gevolgen.

Je kan het beheer van je UBO-register ook delegeren aan je accountant via een mandaat in de applicatie “Mandaten”. Bij FinCraft nemen we dit voor veel klanten op ons. Zo valt er niets tussen de mazen van het net.

Automatisatie via eStox: nooit meer manueel bevestigen

eStox is het digitale aandelenregister dat ITAA (het beroepsinstituut van accountants) en FedNot (de federatie van notarissen) samen ontwikkelden. Als je aandelenregister via eStox wordt bijgehouden, verandert de UBO-administratie fundamenteel.

De koppeling tussen eStox en het UBO-register werkt in twee richtingen:

• Wijzigingen in de aandeelhoudersstructuur worden automatisch doorgestuurd naar het UBO-register. Geen apart manueel luik meer.
• De jaarlijkse bevestiging verloopt automatisch vanuit eStox. Jij hoeft er niet meer aan te denken.

Er is nog een bijkomend voordeel: een UBO-inschrijving via eStox geldt als bewijsstuk op zich. Je hoeft dus geen apart aandelenregister, notulen of aandeelhoudersovereenkomst meer op te laden in het UBO-register. Dat scheelt elk jaar een extra stap.

Voorwaarde is wel dat je accountant over een elektronisch UBO-mandaat beschikt van jouw vennootschap. Werk je met FinCraft? Dan regelen we dat en houden we je aandelenregister via eStox bij. Zo is de jaarlijkse UBO-bevestiging gewoon iets wat automatisch gebeurt, zonder dat jij er een seconde aan denkt.

Wat als je niet in orde bent?

De sancties zijn niet min:

• Administratieve geldboete van 250 euro tot 50.000 euro, te betalen door de bestuurder persoonlijk.
• Ambtshalve schrapping uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Dat betekent niet dat je vennootschap juridisch ophoudt te bestaan, maar je bank of leverancier vindt geen officiële gegevens meer terug. Dat kan leiden tot geblokkeerde rekeningen, geweigerde kredieten of contractproblemen.

Bijna 21.000 entiteiten werden al geschrapt wegens niet-naleving. De overheid neemt dit ernstig.

Een schrapping kan je ongedaan maken, maar daarvoor moet je aantonen dat je inmiddels wél in orde bent. Dat kost tijd en energie die je beter elders steekt.

Wat verandert er in 2026?

Er is goed nieuws op komst. De overheid werkt aan een vernieuwde versie van het UBO-register, gepland voor midden 2026. Die nieuwe versie wordt gekoppeld aan bestaande databanken: MyMinfin, de KBO, het Rijksregister en eStox. Het gevolg: informatie die je al ergens anders hebt ingegeven, hoeft niet opnieuw ingevoerd te worden in het UBO-register.

Dat vermindert de administratieve last, zeker voor kleine ondernemingen met een eenvoudige structuur. Wij volgen die update op de voet en begeleiden onze klanten zodra de nieuwe versie live gaat.

Hoe FinCraft je hierbij helpt

UBO-registratie klinkt eenvoudig, en in de meeste gevallen is het dat ook. Maar fouten of onvolledigheden kunnen zware gevolgen hebben. Zeker bij complexere structuren, zoals holdings, gesplitste eigendom of aandeelhoudersovereenkomsten, loont het om dit niet zelf te riskeren.

Bij FinCraft:

• controleren we bij de oprichting van je vennootschap meteen of het UBO-register correct is ingevuld.
• volgen we via mandaat de jaarlijkse bevestigingen op, zodat je geen deadlines mist.
• signaleren we proactief wanneer een wijziging in je structuur ook een aanpassing in het UBO-register vereist.

Meer weten over onze aanpak bij boekhouding en fiscaal advies? Of overweeg je een nieuwe vennootschap op te richten? We bespreken het graag.

Vraag een adviesgesprek aan. In een eerste gesprek kijken we meteen of alles in orde staat.

Veelgestelde vragen over het UBO-register

Moet een eenmanszaak ook een UBO registreren?

Nee. De verplichting geldt alleen voor rechtspersonen zoals vennootschappen, vzw’s en stichtingen. Een eenmanszaak is geen rechtspersoon en valt buiten de verplichting.

Wanneer is de deadline voor de jaarlijkse bevestiging?

Die deadline is één jaar na je laatste bevestiging of wijziging. Er is geen vaste datum voor alle ondernemingen. Controleer je UBO-fiche op MyMinfin om te zien wanneer jij voor het laatste bevestigde.

Kan mijn accountant het UBO-register voor mij beheren?

Ja. Via een mandaat in de applicatie “Mandaten” van de FOD Financiën kan je een accountant machtigen om de registratie en jaarlijkse bevestiging voor jou te doen.

Wat als er niets veranderd is in mijn aandeelhoudersstructuur?

Dan moet je toch jaarlijks bevestigen dat de gegevens nog kloppen. Dat is een wettelijke verplichting, ook al is er letterlijk niets gewijzigd.

Hoeveel kost het als ik mijn UBO-register niet bijhoudt?

De administratieve geldboete loopt van 250 euro tot 50.000 euro, te betalen door de bestuurder persoonlijk. Bovendien riskeer je schrapping uit de KBO.

Wat is een ‘gegroepeerde’ UBO?

Dat is een persoon wiens zeggenschap voortvloeit uit coördinatie met anderen, bijvoorbeeld via een aandeelhoudersovereenkomst. Ook die persoon moet als UBO geregistreerd worden.

Waar vind ik het UBO-register?

Via het MyMinfin-portaal van de FOD Financiën. Je logt in met eID, itsme of een andere toegelaten methode.